Il s'agit de la cinquième des neuf exigences en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La mise en oeuvre de votre plan et le suivi de vos progrès concernant l'équité en matière d'emploi est un processus continu.
Mise en œuvre et évaluation des progrès du plan d'équité en matière d'équité
Cette exigence se résume à quelques actions de base sur lesquelles les employeurs peuvent s'appuyer :
- Superviser périodiquement la mise en œuvre de votre plan d'équité en matière d'emploi afin d'évaluer si des progrès raisonnables ont été réalisés.
- Demander aux gestionnaires de rendre des comptes sur l'atteinte des objectifs d'équité en matière d'emploi et la mise en œuvre du plan d'équité en matière d'emploi.
- Veiller à consulter régulièrement les représentants du personnel pour surveiller l'impact de votre plan d'équité en matière d'emploi.
- Envisager la création d'un comité d'équité en matière d'emploi. Avec le temps, la Commission a constaté que les plans d'équité en matière d'emploi les plus efficaces sont ceux appuyés par un comité d'équité en matière d'emploi qui :
- se réunit tous les trimestres
- est formé de représentants des groupes désignés, de membres de la haute direction et de représentants du personnel
- prépare périodiquement des rapports sur les activités et les progrès accomplis pour les transmettre au personnel et à la direction
Évaluation des progrès raisonnables accomplis
La Loi sur l'équité en matière d'emploi exige que les organisations veillent à ce que leur plan d'équité en matière d'emploi génère des progrès raisonnables en vue de réaliser l'équité en matière d'emploi. La Loi sur l'équité en matière d'emploi exige également que les organisations déploient des efforts raisonnables pour mettre en œuvre leur plan d'équité en matière d'emploi et en faire le suivi périodique afin de vérifier s'il y a des progrès raisonnables. On détermine s'il y a eu des progrès raisonnables en appliquant les normes minimales suivantes :
- l'organisation a atteint la représentation adéquate des membres du groupe désigné ou elle tend à atteindre ce but à un rythme convenable
- si l'organisation fait lentement des progrès vers une représentation globale, le taux d'embauche ne doit pas être inférieur au taux de disponibilité sur le marché du travail, et le taux d'avancement ne doit pas être inférieur à la représentation du groupe désigné dans une catégorie professionnelle donnée
- les objectifs quantitatifs à court terme auront pour effet de réduire les écarts de représentation, ce qui pourrait signifier que le nombre d'embauches dépasse le taux de disponibilité sur le marché du travail
- le plan d'équité en matière d'emploi contient des mesures qui pourraient améliorer la représentation globale
En ce qui concerne l'effort raisonnable, on appliquera les normes minimales suivantes :
- À quel point les divers volets du plan ont été mis en œuvre dans le respect de l'échéancier.
- Des indices que la haute direction soutient de manière continue le programme d'équité en matière d'emploi.
- Des indices que l'organisation a demandé au syndicat de donner son avis sur l'effort de collaboration qui est nécessaire pour mettre en œuvre le plan d'équité en matière d'emploi.
- Les responsabilités ont été clairement hiérarchisées et un mécanisme de reddition de compte a été établi pour faire le suivi de la mise en œuvre.
- L'organisation a alloué assez de ressources financières et humaines pour mettre en œuvre chaque élément du plan.
- L'organisation a mis en place des mécanismes d'examen périodiques pour vérifier si on respecte l'échéancier et atteint les objectifs. Ces mécanismes devraient nécessiter la participation des représentants des employés.
Collecte des données additionnelles sur les droits de la personne
La collecte de données appropriée joue un rôle important pour instaurer de solides pratiques favorisant l'équité en matière d'emploi et des milieux de travail inclusifs. La collecte de données peut aider à détecter la discrimination, à déceler et éliminer les obstacles systémiques, à prévenir les cas où des personnes sont désavantagées et à promouvoir l'égalité.
En plus de faire une collecte de données relatives à l'équité en matière d'emploi, les organisations sous réglementation fédérale devraient aussi recueillir des données relatives aux griefs ou plaintes relativement à la discrimination ou au harcèlement. Voici une liste de mesures et de sources de données que vous pourriez utiliser :
- pourcentage de gestionnaires au sein de votre organisation qui ont reçu une formation sur la Loi canadienne sur les droits de la personne et la Loi sur l'équité en matière d'emploi
- nombre de membres de votre effectif qui ont suivi des séances de formation spécialisées sur l'équité en matière d'emploi qui abordent :
- les préjugés inconscients
- les stratégies d'embauche d'Autochtones et de personnes en situation de handicap
- la gestion d'une main-d'œuvre diversifiée
- la compréhension des différences culturelles et les manières de s'y adapter
- le mentorat des membres de l'effectif qui sont des personnes autochtones, noires ou racisées, de même que d'autres membres des groupes désignés, pour les aider à occuper des postes de gestion
- enquête sur le degré de sensibilisation du personnel à l'équité en matière d'emploi (sensibilisation à l'objet de l'équité en matière d'emploi et aux objectifs de l'organisation dans ce domaine)
- systèmes de données sur la discrimination, le harcèlement, les manquements à l'obligation d'adaptation et sur les griefs ou plaintes concernant l'accessibilité
- système de données mis en place pour collecter les données sur l'équité en matière d'emploi
- entrevues approfondies, sondages qualitatifs ou comptes rendus de groupes de discussion contenant de l'information sur ce que le personnel pense de l'équité, de la discrimination, du harcèlement, des mesures d'adaptation, de l'accessibilité, de l'accès à la formation et des possibilités d'obtenir de l'avancement
- documentation portant sur la mise en œuvre des exigences relatives à l'équité en matière d'emploi
- documentation portant sur la mise en œuvre du plan d'équité en matière d'emploi et sur les actions individuelles requises par ce plan
- évaluations pour vérifier si les plans d'action, politiques et processus sont mis en œuvre efficacement
- enquêtes sur la satisfaction, la mobilisation et le moral du personnel
- éléments de communication démontrant la présence marquée de défenseurs de l'équité en matière d'emploi et de membres des groupes désignés dans les postes de direction
- promotion de l'équité en matière d'emploi par la haute direction
- ententes de rendement montrant que les responsabilités relatives à l'équité en matière d'emploi sont intégrées aux objectifs de travail des gestionnaires et des superviseurs
- évaluations de rendement montrant que la réalisation des objectifs d'équité en matière d'emploi fait partie des éléments servant à évaluer le rendement des gestionnaires
- prime de rendement liée à la mise en œuvre de mesures particulières inscrites dans le plan d'équité en matière d'emploi et aux résultats obtenus en ce qui concerne l'amélioration de la représentation, le cas échéant
Évaluation de votre rendement et recherche d'une amélioration continue
Plusieurs types de systèmes peuvent être utilisés pour surveiller les progrès réalisés concernant l'équité en matière d'emploi. L'organisation déterminera la marche à suivre en fonction de sa taille et de son programme d'équité en matière d'emploi, ainsi que de ses méthodes existantes de mesure du rendement et de ses objectifs. Voici des exemples de systèmes :
Élaboration d'un cadre de mesure du rendement
Des organisations peuvent choisir de créer un cadre de mesure du rendement relativement à l'équité en matière d'emploi. En fonction des tendances, l'organisation fixe des objectifs précis pour l'équité en matière d'emploi. Afin d'évaluer ces objectifs, elle établit une structure pour recueillir de l'information objective. Dans ce contexte, un cadre de mesure du rendement devrait comprendre les résultats stratégiques, les résultats attendus, les indicateurs de rendement et les cibles connexes, les sources de données et la fréquence de collecte des données, ainsi que les données réelles recueillies pour chaque indicateur lié à l'équité en matière d'emploi. D'autres organisations peuvent choisir d'ajouter les résultats de l'équité en matière d'emploi à leur cadre global de mesure du rendement.
Utilisation d'une carte de pointage ou d'un tableau de bord
D'autres organisations peuvent préférer créer un tableau de bord ou utiliser une carte de pointage existante pour surveiller les progrès. Les cartes de pointage ou les tableaux de bord sont maintenant utilisés par un grand nombre d'organisations. Les tableaux de bord surveillent et mesurent les processus. La plupart des organisations voient dans un tableau de bord un moyen d'obtenir une mise à jour en temps réel chaque fois qu'il y a des progrès dans la réalisation de l'équité en matière d'emploi. Quant à la carte de pointage, elle trace les progrès accomplis pour atteindre les objectifs. Elle produit des instantanés périodiques du rendement associé aux objectifs et aux plans d'une organisation. Elle mesure l'activité organisationnelle à un niveau récapitulatif par rapport aux objectifs prédéfinis pour voir si le rendement se situe dans une marge acceptable. Quelle que soit la démarche choisie par votre organisation pour évaluer son rendement financier, elle peut facilement y ancrer ses données d'équité en matière d'emploi, ses indicateurs ou ses objectifs.
Système de surveillance propulsé par la haute gestion
Pour donner les résultats attendus, le système de surveillance devrait être considéré comme un processus stratégique émanant de hauts dirigeants de l'organisation. Ce statut contribue à garantir les ressources (humaines et financières) pour mettre en œuvre le système de surveillance et donne de la crédibilité aux tendances et aux pratiques exemplaires décelées par le processus.
Pratiques prometteuses adoptées par des organisations sous réglementation fédérale
Au fil des années, la Commission a mené des vérifications de conformité chez un grand nombre d'employeurs et relevé des activités qui, sans être nécessaires, peuvent favoriser très efficacement l'égalité en milieu de travail, y compris une représentation adéquate des membres des groupes désignés. Voici quelques exemples :
Ajout des résultats globaux de l'équité en matière d'emploi à sa carte de pointage
Une organisation, qui utilisait déjà la carte de pointage pour surveiller son rendement financier, a ajouté une mesure particulière à son programme d'équité en matière d'emploi. Pour pouvoir les comparer à la disponibilité, elle a ajouté les résultats globaux de l'équité en matière d'emploi des quatre groupes désignés qu'elle avait obtenus lors de son analyse de l'effectif. Grâce à cela, cette organisation peut déterminer chaque année si elle a réussi à améliorer la représentation des membres des groupes désignés dans son effectif.
Ajout des problèmes à régler inscrits dans le plan d'équité en matière d'emploi au plan intégré des ressources humaines
Une organisation prend les problèmes qu'elle a inscrits dans son plan d'équité en matière d'emploi et les intègre à son plan intégré de ressources humaines. Le plan intégré fait l'objet de discussions par la haute direction et est communiqué à l'ensemble du personnel.
Création de profils de compétences
Plusieurs organisations ont adopté les profils de compétences comme moyen de concentrer leur approche d'apprentissage sur un plan stratégique, opérationnel et motivationnel. Les profils de compétences définissent les connaissances, les compétences, les capacités et les comportements que les employés utilisent pour accomplir leur travail et leur rôle dans le processus d'amélioration continue de l'équité en matière d'emploi.
Utilisation d'une matrice d'auto-analyse
Des organisations utilisent une matrice d'auto-analyse pour comparer leurs résultats concernant la mobilisation des employés, la satisfaction de la clientèle et les répercussions sur la société comparativement aux résultats clés préétablis en matière de rendement.
Intégration des objectifs d'apprentissage dans votre processus d'évaluation du rendement
Les organisations devraient envisager d'ajouter aux plans d'apprentissage individuels, la formation sur la lutte contre la discrimination et sur l'équité en matière d'emploi.
Rédaction de descriptions de poste inclusifs
De nombreuses organisations sous réglementation fédérale ont créé des postes qui comprennent des responsabilités liées à l'équité en matière d'emploi. Les descriptions de poste affichées comprennent souvent un énoncé sur la diversité et un autre sur la volonté de l'organisation de prendre des mesures d'adaptation. Ces énoncés contribuent à mettre les candidats à l'aise et donnent de la crédibilité aux initiatives prises par une organisation pour améliorer la diversité de son effectif.
Demande de consentement éclairé
Lors de la collecte de données, une organisation doit dire à son personnel, aux intervenants et au grand public pour quelle raison elle collecte les données et de quelle manière elle prévoit les utiliser.