Collecte de renseignements sur l'équité en matière d'emploi concernant votre effectif

Comment recueillir des renseignements

La collecte de renseignements sur l'équité en matière d'emploi concernant votre effectif est la première des neuf exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Elle oriente l'ensemble de votre programme et de votre planification. La meilleure façon de recueillir des renseignements sur l'équité en matière d'emploi auprès de votre effectif est le questionnaire de déclaration volontaire.

Un questionnaire de déclaration volontaire permet à un employeur de savoir quels employés se sont déclarés comme membres d'au moins un des « groupes désignés » : les femmes, les Autochtones, les membres de groupes racisés ou les personnes handicapées.

Exigences importantes

La Loi sur l'équité en matière d'emploi et son règlement précisent certaines exigences importantes qui doivent être communiquées aux employés, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci :

Participation volontaire

Un employeur peut obliger ses employés à remplir et retourner le questionnaire. Toutefois, un employeur ne peut pas obliger quelqu'un à déclarer son appartenance à un groupe désigné et ne peut pas déclarer lui-même l'appartenance à un groupe désigné sans le consentement de l'employé. L'employeur doit également indiquer clairement dans le questionnaire lui-même que la déclaration est volontaire.

Confidentialité

Un employeur doit indiquer dans le questionnaire lui-même que les renseignements recueillis sont confidentiels et ne seront pas utilisés ou communiqués à d'autres personnes au sein de l'organisation qu'aux seules fins de permettre à l'employeur de remplir ses obligations dans le cadre de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.

Possibilité de modifier les renseignements

Un employeur doit informer ses employés de la possibilité de modifier à tout moment les renseignements qu'ils ont inscrits dans le questionnaire.

Appartenance à plusieurs groupes

Un employeur doit informer les employés, soit sur le questionnaire, soit dans une note accompagnant celui-ci, qu'une personne peut faire partie de plus d'un groupe désigné.

Support de substitution

Le questionnaire doit clairement indiquer qu'il est possible d'en demander une version sur un support de substitution. Un support de substitution est un média ou une méthode qui s'adapte au handicap d'une personne pour lui permettre d'avoir accès efficacement à l'information communiquée par le support d'origine. Un support de substitution peut être par exemple le braille, le code ASCII, un texte écrit en gros caractères et une version audio.

Portée du questionnaire de déclaration volontaire

En vertu de la Loi, le questionnaire doit « contenir les définitions de autochtones, minorités visibles et personnes handicapées prévues à l'article 3 de la Loi » (Voir l'exemple de questionnaire de déclaration volontaire dans les liens connexes). Toutefois, la Loi sur l'équité en matière d'emploi accorde aussi expressément de la souplesse en ce qui concerne les termes utilisés [Règlement, paragraphes 3(2) et (3)] et permet également à un employeur de poser des questions supplémentaires concernant l'équité en matière d'emploi [Règlement, paragraphe 3(5)].

Cette souplesse permet aux employeurs d'utiliser un langage plus moderne et d'analyser des enjeux qu'on comprenait mal au moment de l'adoption de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Grâce à cette souplesse, les employeurs peuvent réussir à convaincre un nombre plus élevé d'employés à déclarer leur appartenance à un groupe désigné. Toutefois, on prévient les employeurs qu'ils ont avantage à consulter des membres des groupes désignés ou des spécialistes avant de changer de terminologie.

Enjeux linguistiques

Le langage relatif à l'identité a évolué depuis l'adoption de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. Des termes utilisés dans la législation (comme « minorités visibles ») ne sont plus utilisés dans le langage courant et peuvent offenser des membres des groupes désignés. Tant que les termes sont définis d'une manière conforme à la Loi sur l'équité en matière d'emploi, les employeurs sont encouragés à utiliser des tournures plus modernes. Par exemple, au lieu de faire référence aux « minorités visibles » dans le questionnaire, les employeurs pourraient choisir d'utiliser « personnes racialisées », « personnes racisées » ou « personnes de couleur ».

Toutefois, si un employeur choisit d'utiliser un langage plus moderne, il doit absolument respecter les deux conditions suivantes :

• Inscrire dans le questionnaire « une description de ces termes qui concorde avec ces définitions » (Voir l'exemple de questionnaire de déclaration volontaire dans les liens connexes).
• Définir les nouveaux termes de la même façon que ceux utilisés dans la Loi sur l'équité en matière d'emploi. C'est important parce que, par exemple, Statistique Canada et le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail (SGIEMT) utilisent le terme « minorités visibles ».

Renseignements sur les sous-groupes

La Loi sur l'équité en matière d'emploi permet expressément à un employeur de recueillir des renseignements supplémentaires sur l'équité en matière d'emploi au moyen de leur questionnaire d'enquête. Et il aurait probablement avantage à le faire. Avec le temps, on a vu évoluer la manière de comprendre l'équité et la diversité. Par exemple, il est désormais généralement admis que les personnes d'un « groupe » ne sont pas toutes désavantagées et discriminées au même degré ou de la même manière. Une enquête qui recueille de l'information sur les « sous-groupes » peut donc aider un employeur, et la Commission, à mieux comprendre les obstacles à l'emploi.

Par ailleurs, un employeur pourrait trouver utile de collecter des renseignements supplémentaires. Par exemple, même si Statistique Canada recueille des renseignements sur la race dans des sous-groupes, le SGIEMT ne recueille pas de renseignements aussi détaillés.

Enfin, si un employeur choisit de demander des renseignements supplémentaires plus pointus que ceux exigés par la Loi sur l'équité en matière d'emploi, il doit indiquer clairement :

• que la Loi sur l'équité en matière d'emploi n'oblige pas l'employeur à recueillir les renseignements demandés
• la raison pour laquelle il recueille ces renseignements
• l'utilisation prévue de ces renseignements

Approche pour l'enquête sur l'effectif

Les activités utilisées pour mener l'enquête sur l'effectif devraient avoir un lien stratégique avec la mission, la vision et le plan d'affaires de l'organisation afin de favoriser une culture des droits de la personne. Pour ce faire, l'organisation pourrait :

• former une équipe de représentants de la direction, des ressources humaines, des agents négociateurs (dans les milieux de travail syndiqués) et des membres de chacun des quatre groupes désignés.
• inclure, dans le questionnaire d'enquête ou dans une note accompagnant celui-ci, de l'information sur l'équité en matière d'emploi avec des exemples précis.
• distribuer les formulaires en version électronique et en version papier.
• mettre en place un système de suivi pour veiller à donner à tous les employés la possibilité de retourner leur questionnaire (obligatoire).
• obtenir le soutien et l'approbation de la haute direction pour mener l'enquête.
• veiller à limiter le nombre de personnes de l'équipe des ressources humaines qui ont accès aux données recueillies (obligatoire).
• veiller à conserver les questionnaires d'enquête remplis dans un lieu sécurisé (obligatoire). Il est également recommandé de conserver dans un endroit sûr les autres renseignements relatifs à l'enquête sur l'effectif. Il est notamment question des fiches d'information distribuées sur papier ou par courriel aux employés, des procès-verbaux des réunions du comité de l'équité en matière d'emploi, des articles publiés dans le bulletin d'information de l'entreprise ou en ligne, etc.;
• tenir à jour les résultats de l'enquête sur l'effectif (obligatoire). Il est également recommandé de rappeler aux employés au moins une fois par année qu'ils ont le droit de modifier les renseignements fournis ou, s'ils n'ont pas rempli le formulaire, de les inviter à nouveau à le faire.
• de conserver les dossiers de l'enquête afin qu'ils servent à faire les mises à jour annuelles et à respecter les obligations liées à la production de rapports. Chaque fois que votre organisation est soumise à une vérification de conformité, ces documents peuvent servir de pièces justificatives (obligatoire).

Pratiques prometteuses

Au fil des ans, la Commission a mené des vérifications de conformité chez un grand nombre d'employeurs et relevé des activités qui, sans être nécessaires, peuvent favoriser très efficacement l'égalité en milieu de travail, y compris une représentation adéquate des membres des groupes désignés. Voici quelques exemples :

Choix d'une méthode appropriée pour mener l'enquête sur l'effectif

Pour diverses raisons, certains membres de groupes désignés relativement à l'équité en matière d'emploi hésitent à s'identifier comme tels. Ces personnes peuvent vouloir protéger leurs renseignements personnels, craindre qu'un renseignement divulgué les défavorise (comme la divulgation d'une déficience non visible), penser qu'elles ne seront pas évaluées au mérite ou revendiquer leur appartenance à la population canadienne. Par conséquent, il est important que votre organisation choisisse une méthode pour mener son enquête sur l'effectif qui convienne au type de travail effectué, respecte la culture de l'organisation et soit accueillante et pratique pour les employés. Une organisation a mené une « Journée du recensement » où la haute direction a informé les employés de son engagement et de ses obligations en vertu de la Loi sur l'équité en matière d'emploi et les a encouragés à remplir le questionnaire d'enquête.

Confidentialité

Il est important que les gestionnaires et les superviseurs n'aient pas accès aux renseignements personnels des employés, même en regroupant les données pour éviter qu'une personne soit identifiée. Les employés doivent avoir l'assurance de pouvoir décider du moment et de la manière dont on utilise les renseignements fournis dans le questionnaire de divulgation volontaire.

Montage d'un plan de communication efficace

Pour obtenir la confiance et la participation des employés durant le processus d'enquête pour la divulgation volontaire, certaines organisations veillent à établir une collaboration entre les syndicats et la direction pour que les plans et le suivi relativement à l'enquête sur l'effectif soient communiqués à tous les employés et bien compris.

Obligation de retourner le questionnaire d'enquête

Même si les employés ne sont pas obligés de remplir le questionnaire de divulgation volontaire concernant les quatre groupes désignés, des organisations rendent obligatoire le retour du questionnaire. Au moment de l'embauche de nouveaux employés, l'organisation insère le questionnaire d'enquête dans la trousse d'orientation ou de documents d'embauche à retourner à l'organisation.

Utilisation du SGIEMT

Les organisations du secteur privé utilisent le Système de gestion de l'information sur l'équité en milieu de travail mis en place par Emploi et Développement social Canada pour intégrer toutes les données sur l'équité en matière d'emploi et sur l'effectif.