L'examen des systèmes d'emploi (ESE) est la troisième des neuf exigences d'équité en matière d'emploi. Il exige que les employeurs effectuent une analyse approfondie, à la fois officielle et officieuse, des systèmes, politiques et pratiques d'emploi utilisés par leur organisation, ainsi que de la façon dont ils sont mis en œuvre.
Au sujet de l'examen des systèmes d'emploi
L'ESE doit également saisir les attitudes, les comportements et la culture organisationnelle. Ce processus aide à cerner les obstacles à l'emploi auxquels sont confrontés les groupes désignés dans leur milieu de travail.
Par exemple :
- un obstacle peut être physique, structurel ou comportemental
- un obstacle physique pourrait être des marches à l'entrée d'un bâtiment
- un obstacle structurel pourrait être une politique exigeant un niveau de scolarité qui n'est pas nécessaire au poste affiché
- un obstacle comportemental serait de voir les membres d'un groupe désigné comme étant inférieurs
Au cours de l'ESE, les organisations doivent cibler chacun des secteurs importants de sous-représentation décelés lors de l'analyse de l'effectif. Le rapport sommaire de l'analyse de l'effectif donne la liste des groupes désignés et des catégories professionnelles que l'ESE doit prendre en considération.
Ainsi, une organisation doit étudier avec attention tous les documents relatifs à la catégorie professionnelle qui est passée en revue. Il s'agit notamment d'étudier les manuels de gestion des ressources humaines, les descriptions de poste et les politiques écrites sur le recrutement, la sélection, l'avancement, la formation et le perfectionnement, et la cessation d'emploi. En plus de passer en revue les documents eux-mêmes, il faut aussi étudier ce qui est fait pour les communiquer et les utiliser concrètement. En gardant à l'esprit le groupe désigné qui est sous-représenté, on doit analyser les documents en mettant en évidence les obstacles qui pourraient causer les écarts de représentation.
Mesures à utiliser dans le cadre de votre examen
Vous devrez examiner les politiques en fonction de la série de critères d'évaluation suivante pour déterminer s'il y a des obstacles à l'emploi :
Légalité
La politique doit être conforme aux dispositions législatives existantes en matière de droits de la personne et de normes d'emploi. Par exemple, lorsqu'on passe en revue les formulaires de candidature et les procédures d'entrevue (un aspect du système de recrutement), il faut vérifier si on pose des questions qui ne sont pas conformes aux dispositions législatives fédérales ou provinciales en matière de droits de la personne.
Uniformité
Il faut s'assurer que la politique est appliquée de manière équitable et uniforme. Les politiques d'accès à la formation et les lignes directrices sur les cours payés par l'employeur devraient être les mêmes pour tous les employés. Si ce n'est pas le cas, les membres du groupe désigné peuvent être poussés subtilement à occuper seulement des postes subalternes parce que la formation qui leur sera donnée aura seulement pour but d'améliorer leur rendement dans leur poste actuel, plutôt que de les aider à se perfectionner pour avoir de meilleures possibilités d'avancement.
Effet défavorable
Il faut évaluer si la politique a un effet défavorable disproportionné sur les membres des groupes désignés. Par exemple, lors du recrutement, l'entreprise ne doit pas exiger que les personnes en situation de handicap seulement subissent un examen médical préalable à l'emploi. On ne peut pas exiger des diplômes, des certificats ou d'autres critères formalisés qui ne sont pas nécessaires pour le poste. On ne peut pas utiliser arbitrairement des critères de taille et de poids pour filtrer les candidats. Ces pratiques de recrutement pourraient constituer des obstacles pour les membres des groupes désignés.
Validité
La politique ou la pratique doit accomplir la fonction prévue ou attendue. Les questions de validité portent souvent sur les tests qui sont utilisés pour sélectionner les candidats. Par exemple, les personnes qui ont un résultat élevé donnent-elles vraiment un meilleur rendement au travail que celles qui n'ont pas un tel résultat? La pratique doit également être objective. Les anciens tests, par exemple, peuvent encore comprendre des préjugés liés au sexe ou à la culture. Il faut s'assurer que les tests sont menés de manière à offrir une atmosphère positive pour les personnes qui les passent et à éliminer tous les préjugés qui pourraient influer sur le rendement de ces dernières.
Nécessité organisationnelle
Il faut déterminer si la politique ou la pratique est nécessaire au fonctionnement sécuritaire et efficace de l'entreprise ou si elle est exigée par la loi ou par un ordre professionnel (comme ceux régissant les médecins, les infirmières, les enseignants, les garagistes, les électriciens, les ingénieurs).
Justification professionnelle
Lorsqu'une politique ou une pratique a un effet défavorable, l'employeur doit déterminer si l'exigence est une exigence professionnelle justifiée (EPJ). Une EPJ est une exigence d'emploi nécessaire à l'exécution sécuritaire, efficace et fiable des tâches essentielles d'un poste. Les exigences éducatives et physiques doivent être véritablement liées au poste et les décisions d'embauche doivent être fondées sur des critères objectifs liés au poste. Il faut accepter les équivalences d'expérience de travail ou permettre aux candidats de démontrer des compétences pertinentes pour le poste.
Mesures d'adaptation raisonnables
Lorsqu'une politique ou une pratique est considérée comme étant justifiée, mais qu'elle tend à exclure des membres des groupes désignés, l'organisation doit déterminer s'il est possible de trouver une solution de rechange qui permettrait de la mettre en œuvre. Un employeur ne peut justifier une politique ou une pratique qui a des effets défavorables si on peut faire la preuve qu'il pourrait prendre des mesures d'adaptation.
Culture organisationnelle et attitude
La culture organisationnelle et l'attitude des membres du personnel ne sont pas des politiques ou des pratiques, mais il faut en tenir compte lors de l'examen des systèmes d'emploi parce qu'elles peuvent avoir un effet profond sur les membres d'un groupe désigné. Elles déterminent souvent si un milieu de travail est accueillant ou « froid » pour un groupe désigné, ce qui peut influencer les possibilités d'embauche et le taux de rétention des membres de ce groupe. Un taux de roulement élevé ne signifie pas nécessairement que les membres du groupe ne peuvent pas faire le travail ou n'ont pas ce qu'il faut d'une certaine façon, mais plutôt que le milieu de travail est probablement hostile et n'offre pas de possibilités d'avancement.
Entrevues et groupes de discussion
Il est également important pour les organisations de mener des entrevues ou des groupes de discussion pour connaître le point de vue des gestionnaires, du personnel des ressources humaines et, plus particulièrement, des employés qui font partie des groupes désignés. Il est crucial d'interroger les membres des groupes désignés qui sont sous-représentés dans leur catégorie professionnelle et dans les groupes de relève à ces catégories professionnelles. On peut ainsi obtenir de l'information utile sur les mécanismes de recrutement, d'embauche et d'avancement ainsi que sur la culture du milieu. Cette information est d'autant plus importante qu'il peut y avoir une différence entre les politiques sur papier et celles qui sont appliquées dans la réalité.
L'analyse doit évaluer si les méthodes de recrutement, d'embauche et d'avancement comportent des obstacles à certains groupes désignés sous-représentés. Pour déceler les obstacles, il faut se poser deux types de questions pour comprendre ce que vivent les membres des groupes désignés. Premièrement, il faut chercher à savoir comment une fonction est réellement exécutée. Deuxièmement, il faut chercher à savoir si cette fonction a des effets défavorables sur le groupe sous-représenté. Par conséquent, il faut poser des questions sur les pratiques, l'attitude, les comportements et la culture organisationnelle pour savoir s'ils respectent les politiques de l'organisation.
Lorsque l'employeur constate un cas de sous-représentation
Pour chaque catégorie professionnelle où il y a sous-représentation des groupes désignés, vous devez examiner vos systèmes, politiques et pratiques :
- de recrutement
- de sélection et d'embauche
- de développement des compétences et de formation
- de promotion
- de rétention et de congédiement
- d'adaptation
Vous avez aussi l'obligation de revoir chaque système, politique et pratique d'emploi que vous adoptez afin de veiller à ne pas ajouter des obstacles.