La Commission canadienne des droits de la personne effectue trois principaux types de vérifications pour déterminer si les employeurs respectent la loi qui les oblige à donner des chances égales en matière d'emploi à quatre groupes désignés : les femmes, les personnes autochtones, les personnes en situation de handicap et les membres des groupes racisés.
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Vérification propre à l'employeur
La vérification propre à l'employeur sert à déterminer si cet employeur respecte les exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La vérification propre à l'employeur est parfois dite « conventionnelle » parce qu'il s'agit du premier type de vérification menée par la Commission.
Déroulement de cette vérification :
La Commission envoie une lettre l'employeur sélectionné pour l'aviser qu'il fait l'objet d'une vérification.
L'employeur reçoit ensuite un index de soumission sur l'équité en matière d'emploi qu'il doit remplir puis retourner à la Commission avec les pièces justificatives et sa plus récente analyse de l'effectif.
La Commission analyse ensuite les documents, organise des entretiens avec des employés de tous les échelons de l'organisation et effectue des visites sur place lorsque possible ou nécessaire.
La Commission rédige ensuite un rapport de vérification confidentiel pour l'employeur et y résume les conclusions de la vérification.
Quand un employeur ne respecte pas toutes les exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, la Commission lui fait signer un plan d'action de la direction (PAD). Par ce document, l'employeur s'engage à mettre en place des mesures correctives selon un échéancier précis. Il doit ensuite soumettre des pièces justificatives prouvant qu'il a réalisé le PAD pour que la Commission puisse les vérifier si les mesures correctives ont bel et bien été mises en place.
À cette étape de suivi, la Commission valide également si les objectifs d'équité en matière d'emploi de l'employeur présentés dans son plan d'équité en matière d'emploi ont bel et bien été réalisés.
Une fois que la Commission juge que l'employeur a fourni assez d'éléments prouvant son respect de chacune des neuf exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, la Commission lui envoie une lettre confirmant la fin de la vérification.
Vérification sur la base d'un enjeu
Une vérification sur la base d'un enjeu, aussi appelée vérification horizontale, s'attarde aux enjeux systémiques d'équité en matière d'emploi auxquels sont confrontés les membres des groupes désignés dans un secteur précis. Chaque vérification horizontale vise à mieux comprendre la situation et l'expérience des groupes désignés et comprend également une perspective de diversité et de leadership pour promouvoir une plus grande représentation des membres des groupes désignés dans les postes de direction.
La vérification horizontale vise à :
- combler les écarts persistants de représentation d'un groupe désigné dans des secteurs particuliers
- s'assurer que les employeurs disposent d'un plan adéquat pour corriger la sous-représentation
- déterminer les obstacles précis qui entravent les progrès
- inventorier les pratiques exemplaires qui augmentent la représentation et aident les employeurs à retenir les employés faisant partie des groupes désignés
- permettre la divulgation de meilleures pratiques avec tous les employeurs sous réglementation fédérale grâce à la publication de rapports sectoriels
Déroulement de cette vérification :
Une vérification horizontale se fait en deux étapes.
À la première étape, la Commission envoie un questionnaire à tous les employeurs d'un secteur d'activités.
Les renseignements recueillis au moyen du questionnaire sont ensuite utilisés pour choisir au hasard un nombre précis d'employeurs qui participeront à la deuxième étape de la vérification. Cette étape consiste en une vérification complète de la conformité de leur programme d'équité en matière d'emploi.
Les employeurs retenus pour la deuxième étape doivent fournir des renseignements et des pièces justificatives relatifs aux critères de vérification, qui correspondent à chacune des neuf exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi.
La Commission analyse ensuite les documents, organise des entretiens avec des employés de tous les échelons des organisations et effectue des visites sur place lorsque possible ou nécessaire.
La Commission rédige ensuite un rapport de vérification confidentiel pour chaque employeur dans lequel elle résume les conclusions de la vérification.
Quand un employeur ne respecte pas toutes les exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi, la Commission lui fait signer un plan d'action de la direction (PAD) qui précise les éléments nécessitant des mesures correctives.
Une fois que le PAD est terminé et que l'employeur a fourni les pièces justificatives prouvant qu'il a mise en place toutes les mesures correctives, la Commission lui envoie une lettre confirmant la fin de la vérification.
À la fin d'une vérification horizontale, la Commission publie un rapport sectoriel anonymisé. Ce rapport comprend une analyse des résultats du sondage sur l'équité en matière d'emploi ainsi qu'un résumé des constatations globales de la vérification, des obstacles communs et des bonnes pratiques découvertes au cours de la vérification de ce secteur.
Vérification sur la base des exigences
La vérification sur la base des exigences est un mécanisme utilisé par la Commission pour surveiller la conformité des employeurs, mais de moins grande ampleur qu'une vérification propre à l'employeur ou qu'une vérification sur la base d'un enjeu. Une vérification sur la base des exigences porte sur au moins un groupe désigné et est axée sur au moins deux des neuf exigences de la Loi sur l'équité en matière d'emploi. La vérification sur la base des exigences est parfois appelée une vérification « éclair » pour illustrer sa nature plus ciblée.
Déroulement de cette vérification :
L'employeur est sélectionné dans le même bassin utilisé pour les vérifications propres à l'employeur.
La Commission envoie une lettre à l'employeur sélectionné pour l'aviser qu'il fait l'objet d'une vérification.
L'employeur doit par la suite soumettre des documents relatifs aux exigences à évaluer.
En fonction des conclusions de la vérification, la Commission élaborera des mesures que l'employeur devra mettre en place. Les mesures à prendre peuvent aller du lancement d'un nouveau questionnaire d'auto-identification à une vérification complète du programme d'équité en matière d'emploi de l'employeur.
La Commission peut rédiger un rapport de vérification confidentiel dans lequel elle résume les conclusions de la vérification. Elle peut y insérer un PAD pour faire corriger les manquements à la Loi sur l'équité en matière d'emploi.