Obligation 3 : Soumettre une déclaration annuelle 

La troisième obligation du processus d'équité salariale est le dépôt de votre déclaration annuelle auprès de la commissaire à l'équité salariale.

Sur cette page:

• Préparation de la déclaration annuelle
• Ce qu'il faut inclure
• Comment soumettre sa déclaration
• Quand soumettre sa déclaration
• Comment les informations seront utilisées par le Bureau de la commissaire à l'équité

Préparation de la déclaration annuelle 

Après avoir affiché un plan d'équité salariale, les employeurs assujettis à la Loi doivent déposer une déclaration annuelle auprès du Bureau de la commissaire à l'équité salariale. Cette obligation s’applique à tous les employeurs du secteur privé et du secteur public sous réglementation fédérale comptant en moyenne 10 employés ou plus. 

Les employeurs, y compris les groupes d’employeurs, ont l’obligation de soumettre une déclaration annuelle à la commissaire à l’équité salariale. 

Cette déclaration doit contenir des informations de base sur l’employeur et son plan d’équité salariale. La collecte de ces informations aidera le Bureau de la commissaire à l’équité salariale à mieux mesurer l’écart salarial entre les hommes et les femmes et l’impact de la Loi et du Règlement.

Ce qu'il faut inclure 

Les informations que vous fournissez dans votre déclaration annuelle varient selon que vous soumettez une déclaration pour un employeur ou un groupe d'employeurs. 

Si vous avez plus d'un plan d'équité salariale, les informations relatives à chaque plan doivent être incluses séparément, mais dans une seule déclaration annuelle. 

La plupart des informations requises dans la déclaration annuelle ont été demandées à d'autres moments du processus d'équité salariale. 

Toutefois, certaines informations peuvent changer d'une année à l'autre, notamment : 

• le nombre total d’employés de l'employeur – un nouveau décompte des employés doit être effectué chaque année 
• le nombre d’employés occupant des postes dans chaque catégorie d'emploi à prédominance féminine pour laquelle une augmentation est requise 
• le nombre de femmes parmi les employés des catégories d'emploi à prédominance féminine pour lesquelles une augmentation est requise 
• tout autre élément énuméré ci-dessous si un nouveau plan d'équité salariale est affiché – les employeurs peuvent décider de réviser leur plan avant l'échéance de cinq ans

Informations sur l'employeur 

Les employeurs individuels doivent présenter une déclaration annuelle comprenant les éléments suivants :

1. nom légal 
2. numéro d'entreprise, le cas échéant 
3. coordonnées de la personne responsable du plan d'équité salariale 
4. date à laquelle l'employeur est devenu assujetti à la Loi 
5. nombre d’employés au 31 mars (secteur public) ou au 31 décembre (secteur privé) 

Un groupe d'employeurs doit soumettre une déclaration annuelle qui comprend : 

1. nom légal de chaque employeur du groupe 
2. numéro d'entreprise de chaque employeur du groupe, le cas échéant 
3. pour chaque employeur du groupe, les coordonnées d'un responsable qui peut répondre aux questions sur le plan d'équité salariale 
4. date à laquelle le groupe est devenu assujetti à la Loi 
5. la somme totale des employés de chaque employeur du groupe au 31 mars (secteur public) ou au 31 décembre (secteur privé) de l'année précédant celle du dépôt de la déclaration annuelle 

Informations sur le(s) plan(s) d'équité salariale : 

Les employeurs individuels et les groupes d'employeurs doivent inclure : 

1. date de publication de la version la plus récente du plan d'équité salariale 
2. si vous avez affiché votre plan d'équité salariale dans les délais prescrits ou à une date ultérieure autorisée par la commissaire à l'équité salariale 
3. si le plan d'équité salariale a été établi ou mis à jour par un comité d'équité salariale 
4. si des valeurs de travail prédéterminées ont été utilisées lors de l'élaboration du plan d'équité salariale

Informations sur les catégories d'emploi féminines admissibles à une augmentation 

Les employeurs individuels et les groupes d'employeurs doivent inclure 

1. Le nombre de catégories d'emploi à prédominance féminine qui nécessitent une augmentation de la rémunération : 
   1. Pour chaque catégorie d'emploi répertoriée, vous devez inclure : 
      1. l'augmentation de la rémunération requise en dollars par heure 
      2. le pourcentage d'augmentation que ce montant représente (par exemple, une catégorie d'emploi actuellement payée 24,50 $/h peut bénéficier d'une augmentation de 0,50 $/h, ce qui représente une augmentation de 2,04 %) 
      3. la date à laquelle l'augmentation de la rémunération est payable 
      4. le nombre total d’employés qui occupent un poste dans cette catégorie d'emploi et qui ont droit à une augmentation 
      5. le nombre de femmes ayant droit à une augmentation 
   2. Si les augmentations de rémunération sont échelonnées : 
      1. le montant de chaque augmentation en dollars par heure 
      2. les dates auxquelles chaque augmentation sera effectuée 
   3. Si une prolongation du délai d'affichage du plan d'équité salariale a été accordée : 
      1. le total de toutes les sommes forfaitaires 
      2. tous les intérêts payés sur les sommes forfaitaires 
      3. le nombre total d’employés qui occupent un poste dans cette catégorie d'emploi et qui ont droit à une augmentation et à une somme forfaitaire 
      4. le nombre de femmes ayant droit à une augmentation et à une somme forfaitaire

Comment soumettre sa déclaration 

Une personne autorisée peut remplir et soumettre une déclaration annuelle en ligne via le portail des déclarations annuelles. 

Une personne autorisée est une personne qui a la permission de soumettre une déclaration annuelle au nom de l'employeur ou du groupe d'employeurs. Il peut s'agir d'un responsable de l'équité salariale sur le milieu de travail. C'est cette personne qui gère l'accès aux informations de la déclaration annuelle de l'employeur. 

Note sur le partage d'informations 

Les employeurs ne sont pas tenus de partager leur déclaration annuelle avec d'autres parties du milieu de travail. Le partage de la déclaration avec d'autres parties du milieu de travail est toutefois une bonne pratique. Il peut être opportun de discuter du partage des informations contenues dans cette déclaration avec le comité d'équité salariale. 

Le portail des déclarations annuelles permet aux utilisateurs de télécharger une copie de la déclaration et de la partager.

Quand soumettre sa déclaration 

La Loi sur l'équité salariale fixe des dates limites pour la soumission de votre déclaration annuelle. Le tableau ci-dessous donne un aperçu des dates limites pour la soumission de votre déclaration annuelle.

Exemple - Employeurs ayant reçu l'autorisation de prolonger le délai d'affichage de leur plan final d'équité salariale 

Certains employeurs qui ont fait une demande d'autorisation auprès de la commissaire à l'équité salariale ont pu bénéficier d'un délai supplémentaire pour élaborer et afficher leur plan d'équité salariale final. Dans ce cas, ils doivent déposer leur première déclaration annuelle au plus tard le 30 juin de l'année civile suivant l'année au cours de laquelle ils ont affiché leur plan final d'équité salariale. 

Par exemple, un employeur qui a obtenu une prolongation de 6 mois pour publier son plan final (ou jusqu'au 3 mars 2025) doit déposer sa première déclaration annuelle au plus tard le 30 juin 2026. Il doit ensuite soumettre une déclaration annuelle tous les 30 juin.

Comment les informations seront utilisées par le Bureau de la commissaire à l'équité 

Les renseignements que vous fournissez à la Commission canadienne des droits de la personne sont recueillis en vertu de l'article 89 de la Loi sur l'équité salariale et de l'article 53 du Règlement sur l'équité salariale afin d'administrer le programme d'équité salariale prévu par cette Loi. Ces renseignements comprennent des données globales sur l'équité salariale. 

Les déclarations annuelles sont soumises uniquement au Bureau de la commissaire à l'équité salariale et ne sont pas accessibles au public. 

Il est important que les informations soumises dans le cadre de la déclaration annuelle soient exactes. Le fait de faire sciemment, oralement ou par écrit, une déclaration fausse ou trompeuse constitue une infraction très grave pouvant entraîner une sanction administrative pécuniaire. Le fait de faire sciemment une déclaration fausse ou trompeuse dans un dossier, un rapport ou un document électronique qu'une personne est tenue de préparer, de conserver ou de fournir en vertu de la Loi, ou d'y participer, d'y consentir ou d'y acquiescer, constitue également une infraction très grave pouvant donner lieu à une sanction administrative pécuniaire.