Portail de l'équité salariale

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Lignes directrices pour l'utilisation du portail de l'équité salariale

Termes importants

Un dossier peut être une demande d'information ou une demande d'autorisation.

Une partie du milieu de travail concernée est toute partie susceptible d'être impliquée dans un dossier. Il existe différentes catégories de parties du milieu de travail :

• agents négociateurs (un syndicat)
• employés non-syndiqués (un groupe ou un individu)
• employeur/groupe d'employeurs
• employé/représentant de l'employé

Soumettre votre demande d'information ou d'autorisation

Lorsque vous commencez votre demande d'information ou d'autorisation sur le portail, vous pouvez choisir de sauvegarder une version provisoire si le formulaire n'est pas prêt à être soumis. Vous devez simplement :

• Sélectionner « Sauvegarder le formulaire » au bas du formulaire. Notez que le formulaire ne sera pas soumis au Bureau de la commissaire à l'équité salariale à la suite de cette action.

Vous pourrez apporter d'autres modifications à la version provisoire du formulaire jusqu'à ce que vous soyez prêt à le soumettre.

Soumettre votre dossier

Pour soumettre votre dossier :

• accédez à l'onglet « Sommaire » de votre dossier
• examinez votre demande sur la page de sommaire, en prenant soin de vous assurer que vous avez bien rempli votre formulaire et ajouté toutes les informations demandées
• une fois que vous êtes prêt à soumettre votre demande, cliquez sur le bouton « Soumettre » au bas de la page, ce qui informera le Bureau de la commissaire à l'équité salariale de votre demande

Une fois votre dossier soumis, le statut sera « Soumis – En attente de l'examen de l'AES ». Cela signifie que le Bureau de la commissaire de l'équité salariale examinera votre dossier pour s'assurer qu'il contient les informations de base nécessaires à l'évaluation. Vous recevrez un courriel confirmant votre demande.

Ajouter les parties du milieu de travail concernées à votre dossier

Un demandeur doit ajouter toutes les parties du milieu de travail susceptibles d'être concernées par sa demande d'autorisation (par exemple, un agent négociateur ou un groupe d'employés non syndiqués).

Pour ajouter une partie du milieu de travail concernée :

• sélectionnez votre dossier
• accédez à l'onglet « Informations d'identification »
• sous l'en-tête intitulé « Parties supplémentaires », sélectionnez « Ajouter »
• indiquez le nom légal de la partie du milieu de travail concernée (nom de l'organisation, de l'entité ou de l'agent négociateur agréé), par exemple Syndicat des compagnies aériennes ABC, et non le nom d'une personne, ainsi que l'adresse courriel de l'individu qui devrait recevoir l'invitation
• une fois que l'individu a accepté l'invitation, son nom apparaîtra dans le dossier
  • N'invitez qu'un (1) seul représentant par partie du milieu de travail. Le premier représentant invité au dossier pourra ajouter jusqu'à deux (2) représentants supplémentaires à sa partie du milieu de travail. (Par exemple, l'envoi d'un courriel à "Amal" dans l'étape ci-dessus l'ajoutera en tant que représentant du syndicat des compagnies aériennes ABC. Une fois qu'Amal aura accepté l'invitation, il pourra ajouter Morgan et Samar au Syndicat des compagnies aériennes ABC, s'il le souhaite)
• sélectionnez « Soumettre » pour enregistrer les renseignements relatifs à cette partie du milieu de travail

Le Bureau de la commissaire à l'équité salariale examinera les parties du milieu de travail concernées énumérées dans le dossier et enverra les invitations.

Ajouter un représentant

Le demandeur et chaque partie au milieu de travail qui accepte une invitation à se joindre à un dossier peuvent avoir jusqu'à trois (3) représentants pour leur partie du milieu de travail.

Pour ajouter un représentant :

• accédez à l'onglet « Informations d'identification » de votre dossier
• repérez votre partie du milieu de travail et sélectionnez « Inviter un représentant »
• inscrivez le nom complet, le titre et l'adresse courriel de la personne que vous souhaitez ajouter à votre partie du milieu de travail en tant que représentant
• sélectionnez « Soumettre » pour envoyer l'invitation

Documents

Vous pouvez téléverser et télécharger des documents dans un dossier. Toutes les parties peuvent consulter et télécharger les documents d'un dossier.

Pour télécharger un document :

• accédez à l'onglet « Documents » dans votre dossier
• sélectionnez le bouton intitulé « Télécharger » dans la colonne « Actions » pour télécharger le document sera sur votre appareil

Pour téléverser un document dans un dossier :

• accédez à l'onglet « Documents » dans votre dossier
• sélectionnez le bouton intitulé « Téléverser un document », ce qui vous indiquera le nombre maximum de pièces jointes que vous pouvez téléverser à la fois, les types d'extension de fichier acceptés et la taille maximale du fichier
• sélectionnez une fois de plus le bouton « Téléverser un document » pour sélectionner le document que vous souhaitez téléverser
• saisissez un titre ou une description pour ce document dans la zone de texte et sélectionnez « Soumettre » pour téléverser le document dans votre dossier

Toutes les parties à votre dossier recevront un courriel les informant qu'un nouveau document a été ajouté au dossier.

Répondre à une invitation

Il se peut que vous receviez un courriel vous invitant à participer à un dossier. Vous pouvez choisir d'accepter ou de refuser cette invitation, mais il est important de comprendre que la décision de la commissaire est définitive. Les invitations sont valables pendant 7 jours à compter de la date d'envoi.

Si vous êtes invité à participer à un dossier, vous recevrez un courriel contenant les informations suivantes :

• une clé de validation
• le numéro du dossier auquel vous avez été invité à participer

Répondre à une invitation :

• connectez-vous ou créez un compte sur le Portail de l'équité salariale
• sélectionnez « Répondre à une invitation » sur votre page d'accueil
• saisissez la clé de validation et le numéro de dossier que vous avez reçus par courriel
• sélectionnez « Soumettre »
• confirmez que vous êtes habilité à prendre des décisions pour la partie concernée du milieu de travail
  • par exemple : Je représente l'agent négociateur, l'employeur, un groupe d'employés non syndiqués ou une autre partie concernée
• choisissez d'accepter ou de refuser l'invitation

Une fois que vous vous êtes joint avec succès à un dossier, celui-ci apparaîtra sur votre page d'accueil. En sélectionnant le dossier, vous aurez accès au formulaire et au centre de messagerie, et vous aurez la possibilité de visualiser et de télécharger des documents et d'ajouter des représentants (le cas échéant).

Utilisation du centre de messagerie

Le centre de messagerie vous permet de communiquer avec une ou plusieurs des parties au dossier, incluant le Bureau de la commissaire à l'équité salariale.

Pour entamer une nouvelle conversation :

• accédez à l'onglet « Centre de messagerie » de votre dossier
• sous l'en-tête intitulé « Mes discussions », sélectionnez « Nouveau sujet »
• saisissez un nom/titre pour ce nouveau sujet et sélectionnez les participants que vous souhaitez inclure dans la discussion
• s'il n'y a que deux parties dans un dossier, le choix des participants à la discussion sera présélectionné
• utilisez la zone de texte pour écrire votre message et sélectionnez « Soumettre » pour l'envoyer

Pour afficher une conversation :

• accédez à l'onglet « Centre de messagerie » de votre dossier
• sous l'en-tête intitulé « Mes discussions », sélectionnez la discussion existante que vous souhaitez ouvrir
• utilisez la zone de texte située sous la conversation pour rédiger votre message et sélectionnez « Soumettre » pour envoyer votre réponse

Vous recevrez un courriel lorsque quelqu'un rédigera un message ou y répondra.

Mise à jour de mon dossier

Vous serez avisé par courriel si des modifications sont apportées à l'un de vos dossiers. Par exemple :

• lorsque votre dossier change de statut
• lorsqu'un nouveau document est téléversé
• lorsqu'un nouveau message est reçu dans le centre de messagerie
• lorsqu'une nouvelle partie se joint à votre dossier

Si vous ne recevez pas de mise à jour sur votre dossier, veuillez vérifier votre courrier indésirable et assurez-vous d'ajouter notre adresse courriel à votre liste d'expéditeurs autorisés.

Vous pouvez aussi vous connecter au Portail d'équité salariale pour consulter les nouvelles informations.